Verstaan we elkaar?
Interne communicatie is misschien wel het meest ondergeschoven kindje als het gaat om de communicatie binnen bedrijven. In veel gevallen zijn zaken als de website en social media al een verplicht nummer; laat staan dat we ook nog met elkáár moeten communiceren. Toch mis je hier een heel belangrijk aspect van je bedrijfsvoering als je dit laat zitten. Want is het héle bedrijf niet verantwoordelijk voor een goed product of dienst? Interne communicatie is de basis.
Wat is interne communicatie?
Interne communicatie omvat alle communicatie binnen het bedrijf. Dat kan zowel informeel als meer formeel zijn. We hebben het dan over alle boodschappen aan collega’s: van het dagmenu in het bedrijfsrestaurant tot het bericht dat een grote nieuwe klant is binnengehaald. Van de vraag of iedereen even die post op LinkedIn wil liken tot het verzoek om de vakanties toch zo snel mogelijk in te dienen. Interne communicatie zorgt ervoor dat iedereen binnen het team, de afdeling of het bedrijf op één lijn zit en weet waar ‘we’ mee bezig zijn. Daarom is het ook onmisbaar in een gezonde bedrijfsvoering. Want als we elkaar al niet verstaan, hoe moet de rest van de wereld dan begrijpen wat we doen?
Kanalen voor interne communicatie
Interne communicatie doe je het liefst één op één. Als je maar met z’n tweeën of misschien tienen zit gaat dat ook wel. Maar naarmate het bedrijf groeit wordt het wel lastiger om iedereen dan ook echt te bereiken. En een intercom door de zaak is ook niet altijd wenselijk. Gelukkig zijn er volop (vooral digitale) communicatiemiddelen om het mogelijk te maken in één keer met een grotere groep collega’s te communiceren. Dit zijn overigens de meer indirecte manieren van communiceren. Er bestaat ook nog steeds zoiets als een fysieke meeting.
E-mail (of Teams)
In sommige bedrijven heerst een hardnekkige mailcultuur: álles gaat via de mail. Bij voorkeur via reply to all. Heel efficiënt voor de zender, maar vreselijk irritant voor de ontvanger. Afleidend ook. Maar het is natuurlijk wel een manier om bepaalde informatie te delen. Ook kun je makkelijk bestanden toevoegen die op de ontvangers van toepassing zijn. Tegenwoordig wordt in veel bedrijven vooral via Teams gecommuniceerd. Lekker samen in de bedrijfschat.
Intranet
Grote organisaties hebben vaak een intranet. Een eigen besloten webomgeving waar medewerkers álles kunnen vinden: het laatste nieuws, het personeelshandboek, een smoelenboek met alle collega’s, verlofformulieren en alles wat je binnen het bedrijf kunt en wilt communiceren. Heel efficiënt, maar wel iets minder persoonlijk en je medewerkers moeten wel echt zelf op zoek gaan naar informatie. Het intranet instellen als vaste startpagina van de browser is hier heel slim.
Interne nieuwsbrief
De interne nieuwsbrief is een goede manier om je medewerkers periodiek op de hoogte te houden van het reilen en zeilen van het bedrijf. Nieuwe klanten of opdrachten, updates aan systemen, nieuwe collega’s voorstellen, nieuws uit de branche en andere relevante berichten kun je er allemaal in kwijt. Zo is iedereen in één keer bijgepraat. Belangrijk bij een nieuwsbrief is wel dat je er structuur in aanbrengt, zowel in de nieuwsbrief zelf als in de frequentie waarmee je hem verstuurt.
(digitaal) Prikbord
In de kantine of het bedrijfsrestaurant of op strategische locaties in het pand; een prikbord is en blijft heel waardevol. Iedereen kan er wat op kwijt en zo bereik je eenvoudig wie of wat je nodig hebt. Een digitaal prikbord is een soort aftreksel van het intranet. Op een beeldscherm toon je belangrijke updates, bijvoorbeeld in een slideshow of heel mooi in de vorm van een webpagina.
Structuur aanbrengen
Er zijn dus talloze manieren om je interne communicatie vorm te geven. Het belangrijkste is dat je gewoon íets gaat doen. Een goed geïnformeerd en gemotiveerd team is dé basis voor een succesvol bedrijf. En daar kun je als werkgever zelf iets aan doen. Een ander belangrijk gegeven is dat je structuur moet aanbrengen in je interne communicatie. Zorg dat je met vaste regelmaat iets deelt. Of het nu die dagelijkse update is met de jarigen en het dagmenu of een wekelijks bericht over hoe het afgelopen week ging. Óf die maandelijkse interne nieuwsbrief natuurlijk.
Maak voor jezelf een planning waarin je alvast neerzet wanneer je dingen op vaste basis wilt delen. Dat is je stok achter de deur om in ieder geval íets te delen. Als die maandelijkse nieuwsbrief is ingeburgerd en je dagelijks een update deelt via Teams dan gaat de boel vanzelf rollen. Nog een voordeel van een planning: je kunt iemand anders vragen ermee aan de slag te gaan. Een communicatiemedewerker of iemand van HR kan hier prima mee uit de voeten. Moet je eens zien wat het doet voor de teamspirit in het bedrijf!
Wil je hier eens over sparren of wil je samen werken aan je interne communicatie? Bel me dan!